Van verouderd systeem naar Procul: het verhaal van Eemland Schoentechniek

Eemland Schoentechniek is een gespecialiseerde orthopedische schoenmakerij met een hecht team van specialisten en kantoormedewerkers. Jarenlang werkten zij met een systeem dat ooit prima voldeed, maar gaandeweg steeds meer knelpunten opleverde. Tot de overstap naar Procul.

Een systeem dat al jaren meeging, maar niet meer meewerkte

Het oude systeem dat we gebruikten heeft zeker in de beginjaren goed gefunctioneerd voor ons bedrijf. Maar met de 10+ jaren die verstreken, bleef dat systeem achter. De manier om het oude systeem te gebruiken werd steeds lastiger doordat er meer problemen tevoorschijn kwamen en er geen oplossingen kwamen.

Onze kantoormedewerkers hadden door de jaren heen geleerd om het systeem te "omzeilen": notities in losse documenten, statussen die telefonisch werden doorgegeven, handgeschreven briefjes op de werkvloer.

Een oud systeem in de nieuwe tijd

De laatste jaren voor de overstap naar Procul had het oude systeem veel problemen en storingen. Het meerdere uren in de week niet gebruik kunnen maken van het oude systeem was een standaard geworden.

De overstap naar Procul

Toen Procul alle functies had die we nodig hadden, zijn we een oriëntatiegesprek aangegaan. Na een demo te hebben gehad, hebben we besloten onze data te migreren. Procul nam de volledige datamigratie op zich: alle cliëntdossiers, orderhistorie en documenten werden overgezet.

Alles draait nu in de browser, wat het mogelijk maakt om op eigenlijk elk apparaat in te loggen en aan de slag te gaan. De eerste twee dagen was het even wennen voor onze administratieve medewerkers, zo gaat dat met een nieuw systeem. Gelukkig was en is Procul direct bereikbaar en denken ze mee voor oplossingen.

Alles in één, geen losse programma's

Onze medewerker Daan is bij ons eerst als oproepkracht en nu als vaste medewerker om mee te helpen in het bedrijf, maar ook om ons bedrijf te digitaliseren. Doordat hij meeloopt in de paskamer, werkplaats en administratie, weet hij waar knelpunten zitten.

Procul en ik hebben regelmatig contact. Toen ze vertelden dat er een agendafunctie toegevoegd ging worden, ben ik meteen gaan denken hoe we dit kunnen integreren.

Afspraken plannen gebeurde via een externe agenda. Brieven, offertes en herinneringen werden met de hand getypt. Samen met Procul heeft Daan gekeken hoe het voor ons, maar ook voor andere bedrijven, zo makkelijk mogelijk gemaakt kan worden.

Elke specialist werkt nu met een iPad

We waren het eerste bedrijf dat de agenda in gebruik ging nemen. Spannend, maar als alles goed ging, hadden we een geïntegreerd systeem.

Alle paskamermedewerkers kregen een iPad om afspraken te maken, dossiers in te kijken en alle andere Procul-functies te kunnen gebruiken in de paskamer.

Ik heb twee tot drie weken behoorlijk lange dagen gehad. Onze collega's zijn tussen de 22 en 65 jaar oud, het vergt dus vanuit mij duidelijke uitleg en geduld naar collega's, maar vanuit Procul goede communicatie met mij.

Nu werken de agenda, taken, klantendossiers en eigenlijk alles waar we losse systemen voor hadden, mooi samen.

Soms moet je durven in het diepe te springen en iets aan te gaan. Alle kleine kinderziektes zijn er nu uit, en ik durf te zeggen dat Procul nu instapklaar is. Ook voor bedrijven die niet iemand hebben die kennis heeft van ICT en IT-systemen.

Weg met papier, welkom digitaal

Langzaamaan zijn we nu al onze papieren dossiers aan het vervangen door digitale dossiers. Efficiënt en overzichtelijk. Een klant belt, door middel van twee gegevens die de administratie invoert, worden alle andere velden ingevuld door Procul. Een afspraak wordt gemaakt en toegewezen aan een paskamermedewerker op een locatie. De paskamermedewerker kan vanuit de agenda de details zien, maar ook direct het klantendossier ingaan om notities te maken, snel een vervolgafspraak te maken of een taak toe te wijzen aan een andere medewerker. Allemaal centraal gekoppeld aan de klant.

De toekomst

Ik ben nu met Procul bezig om ook te zorgen dat we onze papieren formulieren allemaal digitaal kunnen maken. Ik maak het systeem voor de aanmeters, Procul zorgt dat mijn gegevens geïmporteerd worden en in Procul samenkomen. Zo kunnen wij maar ook andere bedrijven datzelfde systeem gewoon hergebruiken.

Als alles goed verloopt, zijn we volgend jaar helemaal over naar een volledig digitaal systeem. Dat is mede mogelijk dankzij Procul, die ons in dit traject heeft ondersteund en op elk moment heeft meegedacht.

Tot slot vroegen we Daan of hij veel problemen ervaart bij zijn collega's rondom Procul.

Nee, het systeem werkt en ik heb nog maar één keer meegemaakt dat Procul niet bereikbaar was. De communicatie was snel en toen ik één van onze administratieve medewerkers sorry zei dat ze even niets konden doen, kreeg ik te horen: 'Ach, dit is de eerste keer. Vroeger gebeurde dit dagelijks.' Ik denk dat dat genoeg zegt.

Voor Eemland Schoentechniek is Procul niet zomaar een nieuw systeem. Het is de manier waarop ze nu werken: overzichtelijk, geautomatiseerd waar het kan, en met alle aandacht voor de cliënt.